{ Ingen bruger }

Vedtægter for ThyRF – Thy rollespilsforening

 
§ 1Navn og hjemsted
 Stk 1:Foreningens navn er ThyRF – Thy Rollespilsforening
 Stk 2:Foreningen høre hjemme i Thisted Kommune
 
§ 2Værdigrundlag
 Stk 1:At vil give børn og unge i Thy og omegn et alternativ til eksisterende fritidsaktiviteter.
 Stk 2:Forøge kendskab til rollespil i Thy og omegn.
 Stk 3:Samtidigt skal foreningen arbejde for at give børn og unge et solidt fællesskab i deres fritid, så medlemmerne med udgangspunkt i rollespillet styrkes i deres evne og lyst til at deltage i det forpligtende fællesskab og dermed tage ansvar for eget liv og til at deltage aktivt og engageret i samfundslivet.
 Stk 4:Desuden vil foreningen forsøge at fremme børn og unges kreativitet, fantasi, refleksion, tolerance og empati.
 
§ 3Kontingent og medlemskab
 Stk 1:Kontingentsatsen for det kommende år fastsættes på generalforsamlingen året forinden. De nye satser vil blive oplyst på hjemmesiden inden førstkommende arrangement.
 Stk 2:Som medlem optages enhver, der indbetaler det, på generalforsamlingens, fastsatte kontingent og som er villig til at overholde foreningens vedtægter og politikker.
  1:Foreningens aldersgrænse for medlemskab er 9 år. Styregruppen kan dog give dispensation.
 Stk 3:Medlemskaber er gældende et kalenderår ad gangen og opnås ved betaling af kontingent.
  1:Medlemskabet er gyldigt indtil man skriftligt melder sig ud eller den daglige ledelse melder en ud på baggrund af manglende kontingentindbetaling.
 Stk 4:Styregruppen kan på ethvert koordinationsmøde, med en skriftlig begrundelse, ekskludere et medlem fra foreningen eller et aktivitetsområde, hvis Styregruppen stemmer for. Forinden Styregruppen træffer sin beslutning, har medlemmet ret til at blive hørt.
 Stk 5:Eksklusionen skal meddeles medlemmet skriftligt og kan af medlemmet kræves prøvet på den næste generalforsamling. Medlemmet er dog ekskluderet indtil afholdelsen af denne, og der vil ikke blive refunderet indbetalt kontingent.
 Stk 6:Som medlem meldes man automatisk ind i Landsforeningen Bifrost.
 Stk 7:Medlemskab giver møde og stemmeret på årets Generalforsamling samt sikrer at man er opstillingsberettiget til Styregruppen.
 
§ 4Foreningens struktur
 Stk 1:Foreningen er baseret på frivillig og ulønnet arbejdskraft. Foreningen er partipolitisk og religiøst uafhængig.
 Stk 2:Foreningen har følgende organer:
  1:Generalforsamlingen (bestående af de af foreningens medlemmer, der møder frem på Generalforsamlingen)
  2:Styregruppen (bestående af minimum koordinationsudvalget (formand, næstformand og kasserer) og derudover gruppernes koordinatorer, med foreningens formand som mødeleder og hovedansvarlig)
  3:Grupper (bestående af gruppens medlemmer med gruppens koordinator som mødeleder og hovedansvarlig)
 Stk 3:Foreningen er celleopdelt. Styregruppen er foreningens daglige ledelse og administration men grupperne oprettes som udvalg og arbejder initiativ specifikt med fokus på ét indsatsområde.
 Stk 4:Foreningssammenlægning mellem ThyRF og en anden forening inklusiv; hjemmeside, fora og andre aktiver, skal godkendes på en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling.
 Stk 5:Medlemmer forpligter sig til at holde foreningens kasserer opdateret med korrekte og gældende kontaktoplysninger, og holde sig selv orienteret omkring foreningens aktiviteter (så som møder, arrangementer mm.)
 
§ 5Generalforsamlingen
 Stk 1:Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.
 Stk 2:Den ordinære generalforsamling afholdes én gang årligt ind udgangen af november måned.
  1:Tid og sted for generalforsamlingens afholdelse skal varsles mindst 4 uger før med annoncering på hjemmesiden og via eventuelt andre medier.
  2:Møde , stemme og opstillingsberettigede på generalforsamlingen er alle medlemmer, der er medlemmer det indeværende kalenderår.
  3:Ikke-medlemmer kan deltage ved generalforsamlingen, dog har ikke-medlemmer ikke stemme ret.
  4:Der kan ikke stemmes med fuldmagt.
 Stk 3:Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal indeholde følgende punkter:
- Valg af dirigent og referent samt godkendelse af mødets gyldighed jr. § 5 st. 3.1
- Årsberetning af formanden fremlægges
- Regnskabsgennemgang samt en opdateret økonomisk status pr. senest afsluttede måned fremlagt af kassereren godkendes
- Fremlæggelse af budgetforslag og fastsættelse af kontingent for det kommende kalenderår godkendes
- Indkommende forslag behandles
- Evt. forslag og henstillinger til det kommende år fra generalforsamlingen.
- Valg af Formand, Næstformand og Kasserer, som kommer til at udgøre koordinationsudvalget
- Valg af inter revisor jr. §5 stk. 6 og § 8 stk. 4.1 - 4.2
- Evt
  1:Generalforsamlingen ledes af dirigenten, der ikke må være et medlem af koordinationsudvalget/bestyrelsen.
 Stk 4:Forslag, der ønskes behandlet til den ordinære generalforsamling, skal være formanden i hænde senest 2 uge før afholdelse af generalforsamlingen.
  1:Regnskab, budget forslag og indkommende forslag, skal være tilgængelige for medlemmerne via de i stk. 2.1. nævnte kanaler senest 1 uge før afholdelse af generalforsamlingen.
  2:Generalforsamlingen træffer sine beslutninger med simpelt stemmeflertal og ved håndsoprækning. Skriftlig afstemning anvendes, hvis det begæres af mindst et stemmeberettiget medlem. Det er op til dirigenten at bestemme afstemningsproceduren, ligesom han/hun udpeger stemmetællere og afgør alle spørgsmål vedrørende stemmeafgivningen.
  3:Blanke stemmer indgår ikke i optælling af stemmer, og kan derfor ikke vægte for eller imod. Undtaget dette er forslag til vedtægtsændringer, der ifølge vedtægterne skal have 2/3 stemmer for forslaget.
  1:Alle i Styregruppen vælges for det kommende kalenderår og sidder kalenderåret ud.
  2:Formand samt kasserer skal være myndig jf. Værgemålslovens § 1 stk.2.
  3:Kassereren skal være bosiddende i Thy.
 Stk 6:Generalforsamlingen vælger en intern revisor, der ikke må være et medlem af Styregruppen
 Stk 7:Efter hver afsluttet ordinær generalforsamling skal Thisted kommune modtage referat af den pågældende generalforsamling, samt kopi af regnskabet for den pågældende periode. Ydermere skal pengeinstituttet modtage den gamle kasserers hævekort, med mindre denne forsætter sin post, og en ny fuldmagt fra koordinationsudvalget/bestyrelsen til den nye kassere. Ansvaret for at dette ordnes ligger hos den nyvalgte kasserer.
 
§ 6Ekstraordinær generalforsamling
 Stk 1:Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når Styregruppen finder det nødvendigt, ved afgang af et medlem af Styregruppen eller skal afholdes, når mindst 1/3 af medlemmerne fremsætter skriftlig begrundet anmodning om det over for formanden. I sådanne tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest 4 uger efter begæringens modtagelse.
 Stk 2:Indkaldelsesfristen for en ekstraordinær generalforsamling er 2 uger og skal ske via de i § 5 stk. 2.1. nævnte kanaler.
  1:Indkaldelsen skal indeholde punkter fra anmodningen på en udspecificeret dagsorden.
 Stk 3:Efter hver afsluttet ekstraordinær generalforsamling skal Thisted kommune modtage referat af den pågældende generalforsamling, samt kopi af regnskabet for den pågældende periode. Ydermere skal pengeinstituttet modtage den gamle kasseres hævekort, med mindre denne forsætter sin post, og en ny fuldmagt fra koordinationsudvalget/bestyrelsen til den nye kasserer. Ansvaret for at dette ordnes ligger hos den nyvalgte kasserer.
 
§ 7Styregruppen og daglig ledelse
 Stk 1:Styregruppen tror på, at virkelyst er en bedre motivationsfaktor end tvang. Alle opgaver, der skal udføres i ThyRF – Thy Rollespilsforenings regi, udføres derfor af de personer, der påtager sig ansvaret for udførelsen af dem. Opgaverne udføres i dertil oprettede udvalg, der internt vælger en gruppekoordinator, der refererer til nedenstående Koordinationsmøde.
 Stk 2:Der er tre institutioner: Generalforsamlingen, Styregruppen og Udvalgene.
 Stk 3:Styregruppen har 3 hovedopgaver, der skal varetages løbende – Styregruppen består derfor tre personer:
- Formand
o Indkaldelse og ledelse af Koordinationsmøder
- Næstformand
o Referater, tegning af organisationen udadtil samt kontakt til grupper og andre foreninger
- Kasserer
o Udfærdigelse af regnskab og budget, herunder administration af medlemsskaber
  1:Det siddende Styregruppe har derudover ansvaret for at indberette medlemsoplysninger for deres periode til Thisted kommune inden udgangen af januar, det følgende år jf. Folkeoplysningsloven
  2:Det siddende Styregruppe har ansvaret for at indhente børneattester på alle personer, der beskæftiges i foreningen og som i deres opgaver har direkte kontakt med børn under 15 år jf. loven om indhentelse af børneattester i forbindelse med ansættelse af personale mv.
  3:Den reelle magt ligger hos den på generalforsamlingen valgte Styregruppe, men det tilstræbes at udvalgskoordinatorerne bliver hørt og lyttet til i det omfang Styregruppen skønner det
 Stk 4:Foreningen tror på, at virkelyst er en bedre motivationsfaktor end tvang – af den årsag er ”Udvalgene” blevet oprettet.
Skabelsen af et udvalg kan ske på et hvilket som helst tidspunkt, og sker på medlemmers eget initiativ, hvis medlemmer mener, at de har foreningsrelevante initiativer/tiltag de ønsker at arbejde med.
Hvert udvalg har ansvaret for de opgaver, udvalget påtager sig. Udvalget vælger hver en koordinator, der har til opgave at deltage i koordinationsmøderne, hvis der er noget, der vedkommer dem - enten hvis udvalget ønsker punkter på dagsordenen, eller hvis de bliver indkaldt af Styregruppen.
Udvalgskoordinatoren har ansvaret og taler for sit udvalg. Styregruppen og en gruppe har begge bemyndigelse til at afsætte en udvalgskoordinator, men kun udvalget kan vælge en ny.
Udvalg opstår af og blandt medlemmerne af foreningen og godkendes af foreningens Styregruppe, for at sikre, dels at der ikke er flere, der arbejder med samme emne, dels at udvalgets virkefelt ligger inden for foreningens værdier og opgaver.
Udvalgene kan opstå på baggrund af arrangementer, kampagner, opgaver og andet.
Hvem og hvor mange der sidder i udvalget, er op til udvalget selv
 Stk 5:Styregruppen har ikke ansvaret for at oprette udvalg, at udvalgene bliver færdige med deres initiativer - ej heller skal Styregruppen overtage opgaver, hvis et udvalg af forskellige årsager skulle blive opløst, eller på andre måder ikke får lavet det, som var udvalgets mål. Styregruppen kan derimod være behjælpelig på andre måder - enten ved at hjælpe udvalget på vej, oplyse andre om, at udvalget eksisterer eller søge andre personer til overtagelse af udvalgets formål.
 Stk 6:KoordinationsMødet afholdes virtuelt minimum en gang hver måned, hvor minimum formanden, næstformanden og kassereren vil være til stede. Hvis næstformanden, kassereren eller en udvalgskoordinator ønsker punkter på dagsordenen til koordinationsmødet, skal disse være formanden i hænde senest tre dage før mødet. Formanden, der står for indkaldelse og mødeledelse, skal annoncere dagsordenen for alle medlemmer mindst to dage før på facebook eller via hjemmesiden. KoordinationsMøderne er åbne for alle udvalgskoordinatorer med taleret samt medlemmer som tilhørere. Udvalgskoordinatorerne har kun mødepligt i det omfang, at der er punkter på dagsordenen, der angår deres udvalg – er dette tilfældet, er der mødepligt til hele mødet.
 Stk 7:Foreningens daglige ledelse varetages således af Styregruppen, bestående af Formanden, Næstformanden og Kassereren, i samarbejde med Udvalgskoordinatorerne fra de oprettede og godkendte grupper.
  1:Aftræder et medlem af Styregruppen, afholdes ekstra ordinær generalforsamling Jf. § 6
  2:Styregruppen kan godkende Udvalg samt afsætte Udvalgskoordinatorer, men kan ikke indsætte nye koordinatorer.
  3:Styregruppen indkalder til Koordinationsmøder minimum én gang i måneden eller efter behov, hvis der ønskes flere møder på en måned. Alle Udvalgskoordinatorer kan komme med punkter til dagsordenen.
  4:Senest efter næstkommende koordinationsmøde godkendes referat, som umiddelbart herefter offentliggøres på hjemmesiden. Referatet kan være revideret i forhold til indhold.
  5:Koordinationsmøderne er beslutningsdygtige når hele Styregruppen er til stede.
  6:Styregruppen kan afholde egne møder om dagsorden, informationsdeling m.v. når og så ofte som de finder det nødvendigt dog er det uden deltagelse af andre end Styregruppens medlemmer.
 
§ 8Landsforeningen
 Stk 1:Som medlem af ThyRF, er man automatisk medlem af Landsforeningen jf. §3 stk. 6.
 Stk 2:ThyRF dækker alle refunderbare omkostninger for de op til 4 ThyRF delegeredes deltagelse i landsforeningens generalforsamling.
 
§ 9Økonomi, regnskab og revision
 Stk 1:Foreningens regnskabsår følger kalenderåret jf. Folkeoplysningsloven.
 Stk 2:Foreningens indtægter kommer gennem kommunalt tilskud, medlemskontingenter, arrangementer og fra evt. fonde og legater.
 Stk 3:Styregruppen er ansvarlig over for generalforsamlingen for regnskabet.
 Stk 4:Foreningens regnskab føres af kassereren, der til enhver tid udviser foreningens drift og økonomiske stilling. Kassereren fører tillige foreningens medlemsregister.
  1:Regnskabet revideres af den på generalforsamlingen valgte interne revisor, der til enhver tid kan forlange samtlige bilag og dokumentationen for kasse-, bank-, og girobeholdningen forevist
  2:Den interne revisor skal fremlægge bemærkninger til årsregnskabet på den årlige generalforsamling.
  3:Årsregnskabet udarbejdes af kassereren for dennes egen periode og revideres af den på generalforsamlingen valgte interne revisor.
 Stk 5:Foreningens regnskab føres af kassereren, der til enhver tid udviser foreningens drift og økonomiske stilling. Kassereren fører tillige foreningens medlemsregister.
 Stk 6:Arbejde udført for foreningen er ulønnet, dog kan materielle udgifter dækkes, der kan søges dispensation herom, dette kræver at Styregruppen enstemmigt er for.
 
§ 10Tegningsregler og hæftelse
 Stk 1:Foreningen tegnes udadtil ved underskrift af formanden, og i hans fravær en anden fra Styregruppen. Ved optagelse af lån og ved salg/pantsætning af fast ejendom tegnes foreningen af den samlede Styregruppe.
 Stk 2:Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen hæftelse for de forpligtelser, der påhviler foreningen.
 Stk 3:Styregruppen og foreningen er ikke, og kan ikke, holdes økonomisk ansvarlig for medlemmernes handlinger. Det er det pågældende medlem, eller dennes personlige ansvarsforsikring, der hæfter for/dækker eventuelle skader mm.
 
§ 11Vedtægtsændringer
 Stk 1:Foreningens vedtægter kan kun ændres ved 2/3 flertal på en generalforsamling, hvor ændringsforslaget fremgår af dagsordenen.
 Stk 2:Vedtægtsændringer træder i kraft med virkning efter afsluttet generalforsamling.
 
§ 12Opløsning af foreningen
 Stk 1:Opløsning af foreningen kan kun finde sted med 2/3 flertal på to på hinanden følgende generalforsamlinger, med minimum 2 ugers mellemrum.
  1:Ved en opløsning skal foreningens midler anvendes i forhold til foreningens formål eller doneres til velgørende formål. Det fastlægges nærmere af generalforsamlingen og udføres af den på generalforsamlingen udpegede kurator.
 Stk 2:Foreningens materialer sælges på en lukket auktion for medlemmerne. Denne auktion skal indkaldes skriftligt til alle medlemmer, senest 1 uge før.
 
§ 13Vedtagelser og datering
 Stk 1:ThyRF – Thy Rollespilsforening er officielt stiftet den 26. oktober 2001 af Troels Clausen, Henrik Juul Konge, Anders Kristensen, Carsten Søe-Larsen og Gitte Søe-Larsen.
 Stk 2:Vedtægterne er sidst ændret den: 22-11-2015.

Optimeret til 1280x1024
Copyright (c) 2006, Thy Rollespils Forening